Loading...
HomeMy WebLinkAboutAugust 161    Town of Los Altos Hills  Minutes: LAH Emergency Communications Committee  August 16, 2011. 7 p.m. Chambers Conference Area. LAH Town Hall      Roll Call:     ECC Member Call Sign Attendance Absent  Jim Abraham W6EB P   Dru Anderson KG6LAD P   Bob Anderson KC6ZWG P   Ray Egan, Chair W6FQY P   Andy Fawcett KI6MAF P   Bill Gibbons K6GH P   Jim Heintzelman KD6Y P   Edwin R. Jones, EC W7WPO  E  Andrew Kirk WB6CLS P   Duncan MacMillan, Vice Chair KI6VMY  E  Scott Overstreet N6NXI P   Bob Rowe AF6LD P   Miles Seiver, Secretary KI6LDU  E  Maynard Stevenson W7MVT  A  Sam Wood K6MSR P   Dave Stewart, Associate KJ6JQT P   Council Liaison      Gary Waldeck K6AIR P     1. The meeting was called to order at 7:04 p.m. by Chair Ray Egan W6FQY. Roll call and minutes  were taken by Dru Anderson, KG6LAD.    2. Tech Talk:  Radio Operation Quick Test  – Ray Egan W6FQY.  a. Ray had asked members to bring their HT units for a quick drill of form, function, and on‐ demand operation of individual units, and practice manually changing frequency/tone.  b. He conducted another Roll Call through using the radios and calling first on LAH Repeater  146.745, then on LAH Simplex 146.445 – with the associated PL changes.   c. Despite good natured grumbling and a couple of brief glitches for some, all went  smoothly, with unanimous agreement “we need to do more of that.”  3. Review/approve minutes of the last meeting of 7/19/2011.   a. Minutes of the 7/19/2011 meeting were approved.  Dru noted one minor spelling  correction which she will correct and get to City Clerk.  2      4. Public comments from the floor:  a. Dru noted that there is a new person temporarily replacing Steve, who is on family leave.  Her name is Janet Shannon, and she can be contacted through the email and phones  associated with Steve Garcia, Public Safety Officer.   5. Update on the County and State by Ed Jones, EC, W7WPO.  a. Ed reported that there will be a MAC (Mutual Aid Communicator) Drill on Sept. 24. The  objective is for people to learn about MAC duties and procedures, so they are familiar with  how it works, whether or not they plan to pursue MAC qualification.  b. A County DSW card will be required to participate in the drill. If you don’t have one, a card  will be issued by DEC Larry Carr or one of his AEC team at the time of the drill. Ed  encouraged people to participate, and learn more about the mutual aid process, and how  it interacts with the individual city processes. The training will reinforce each person’s  understanding of who they might be interacting with if they are volunteering at their own  city level, but need to interface with the MAC team.  6. Comments by City Liaison Gary K6AIR:  a. Gary indicated there was not any new information from City Council/Staff that would  impact the ECC.   b. He did, however, encourage development of a local T‐Hunt (Transmitter Hunting) activity,  which is also known as Fox Hunting, or DF for Direction Finding. County ARES‐RACES  recently had a drill on this activity. This kind of a drill can be a lot of fun, good technical  knowledge to develop, and very good experience for a city such as ours that may need to  rely heavily on volunteers, should there need to be a community search.   i. He briefly described the activity as how to set up a DF exercise, and structuring  the response to divide into teams in various configurations.  ii. There was general agreement that it would be a good exercise and fun activity,  and it was tentatively agreed to find a Saturday or Sunday afternoon to meet  and conduct the exercise.   iii. Gary will put a plan together and report back with a demo at the next ECC  meeting. For the September meeting, there will be no tech talk, but there will  be a DF demo and members should bring their HTs, and an antenna extension  cord is suggested.   c. He also reported that he has relocated his repeater to the top of Page Mill Road and his  frequency is 146.940, PL 123. He noted the coverage area of the town is thorough  except for the back side of Black Mountain.  7. Old Business  a. Frequency List: There was considerable discussion of the extent and format of frequency  lists for members to standardize on for their radios, and for the EOC and adjunct radios  at ARK and trailers.   i. Sam described the process he was working on for developing and duplicating  the lists for auto load. He noted some issues with the W32s relative to access or  auto loading of some of the agency frequencies.  ii. There was discussion of – once the frequency list has been decided – a good  process for distribution and loading each member’s radio with a standard “quick  access set” as well as supplementary frequencies.  iii. Ray indicated that it is important to get the standard for the primary  frequencies we would be using in a town emergency, supplemented by channels  3    that would be good to monitor, such as neighboring cities. He suggested a  “bank” approach.  iv. It was agreed that Ray and Sam will work the details off‐line and come back to  the group with the plan, hopefully by the September meeting.  b. Quick Reference Guide for Radios: Dru KG6LAD. Update.   i.Dru reported that she has received a good number of contributions for the LAH ECC  “Quick Reference Guide” for placement and use at the EOC Radio Room, the  management room, the ARK, and the two Trailers. She thanked everyone who had  sent her the many contributions, and their promptness to the request. She has  received information on nearly all the radios, the antenna put‐ups for the ARK, and  trailers, and will need a final list for the Frequency section.   ii.She requested help in assembling the data into a more “readable” and “accessible”  format. There was a tremendous outpouring of response to the request, but Andy  Fawcett was successful in leading the pack and will work with Dru to get a  prototype binder assembled. The plan is that Dru will put all the material and  memos she received in a folder, and on a CD. Andy will organize it into a prototype  document. Then Dru, Ray, and Andy Fawcett will review, and finalize the  document.    8. New Business  a. At the next meeting in September, Ray Egan will bring access key and information to those  members who don’t currently have, and he will take the group through a demo of access  to the EOC, and the Radio Room – and the bring‐up and shut‐down of the equipment and  the facility. Everyone should be on time for the meeting and the demo in order to get a  key and training.   9. Adjournment:  It was moved by Bob Anderson, seconded by Scott Overstreet, and unanimously  approved to Adjourn.     Prepared and submitted by Dru Anderson, KG6LAD, acting secretary for the July meeting.