Loading...
HomeMy WebLinkAboutJuly 19Town of Los Altos Hills  Minutes: LAH Emergency Communications Committee  July 19, 2011. 7 p.m. Chambers Conference Area. LAH Town Hall      Roll Call:     ECC Member Call Sign Attendance Absent Jim Abraham W6EB P   Dru Anderson KG6LAD P   Bob Anderson KC6ZWG P   Ray Egan, Chair W6FQY  E  Andy Fawcett KI6MAF P   Bill Gibbons K6GH P   Jim Heintzelman KD6Y P   Edwin R. Jones, EC W7WPO P   Andrew Kirk WB6CLS P   Duncan MacMillan KI6VMY  E  Scott Overstreet N6NXI P   Bob Rowe AF6LD P   Miles Seiver, Secretary KI6LDU  E  Maynard Stevenson W7MVT  E  Jerry Tomanek AF6HY  E  Sam Wood K6MSR P   Dave Stewart, Associate KJ6JQT P   Council Liaison      Gary Waldeck K6AIR P     1. The meeting was called to order at 7:02 p.m. by Acting Chair Jim Abraham W6EB. Roll call and  minutes were taken by Dru Anderson KG6LAD.    2. Tech Talk: Programming Radios and a “Cheat Sheet” – Andy Kirk WB6CLS  a. Andy passed around copies of an ICOM 2720 “cheat sheet.” The 2720 is in the radio room  as well as a unit at the ARK.  Andy indicated he did not include programming in the sheet.  There was a discussion of the quirks of the 2720 including that it is easy to knock it off  frequency. He encouraged everyone to review the information about the 2720, have it  easily available, and that everyone should practice bringing it up and using it. There was a  suggestion to laminate the instructions and post visibly in the ARK and in the EOC radio  room.   3. Review/approve minutes of the last meeting of 6/21/2011.   a. It was moved by Bob Anderson, and seconded by Bill Gibbons to approve the minutes, and  there was unanimous agreement, with the acknowledged minor changes as follows.  b. Attendance:  Ed Jones noted that he was marked as “present” when he was instead  “absent.” It was thus agreed to add “Ray relayed … “ with regard to Ed Jones’ county  report.  c.  Scott Overstreet suggested a minor correction in the notes relative to the AT&T review,  and it was generally agreed that the sentence should read “Ray reported that a review of  the AT&T proposal for three (3) new LTE antennas … “, thus removing the phrase  “interference report” as it was somewhat misleading as written.   d. Dru agreed to make edits on the minutes and submit to the city clerk.   4. Public comments from the floor:  a. Dru reminded the membership of the county class on the coming Saturday which was a  drill of RF locating, especially useful skill in urban search and rescue. Bill Gibbons noted  that he was signed up for it.  b. It was also clarified that the county training classes are available for hams who may not be  part of or interested in the MAC program.  However, the classes offer valuable training  useful for hams at the city level in many instances.  5. Update on the County and State by Ed, EC, W7WPO.  a. Ed reported that he had attended the Thursday county DEC meeting. He said that the  county DEC is becoming more disciplined in requiring MAC program participants to do 2  events in 2 years. There is an extension for this year, but in the future, the rule will be  more strictly implemented. The county web site www.scc‐ares‐races.org has further  information about the training and requirements, and which events qualify.   i. He also noted that he has sent out how to access and update individual ham  contact information. He clarified that all hams who are members of a city ham  group – such as LAH ECC – need to ensure their contact information is current and  accurate so in the vent of emergencies, county has correct information available in  case of need to call resources. This is to be able to notify the city ham members in  case of an emergency, and is not related to the MAC or other outside of city  program.  ii. If you have forgotten how to access the web information, call Ed Jones.  He noted  the people who have out of date information.  iii. He said the West County Drill is set for Oct. 21 and 22, and please mark the dates.  6. Comments by City Liaison Gary K6AIR:  a. Gary said the council is requiring a report from each of the town committee chairs, and  that the report for the ECC will be due in December in the scheduling.  b. The idea is to do one committee report per month on a rotating basis.  c. Gary asked for interest in setting up a Direction Finding group and encouraged the idea of  a special interest group in DF as it is a strong skill to have, and good team building activity.  There was general interest but no specific plan for moving forward was put in place.  7. Old Business  a. HT Frequency list and programming: Sam K6MSR  i. Sam had collected the frequency list and past programming list but noted some of  the radios won’t receive frequencies in the 480 band, and noted that one can’t  monitor police band on the ICOM W32. Bill Gibbons volunteered to help with the  programming nuances, and he, Sam , and Jim Abraham made plans to move  forward off‐line to figure out the programming glitches.  1. It was generally suggested that the most important was to have a standard  program set, and standard channels for the most frequently needed  frequencies including the city frequencies, county frequencies, and  neighboring cities such as Los Altos, Palo Alto, Mountain View.   2. Secondly, it was widely agreed that everyone should know how to program  particular frequencies, as well as adhering to the standard programming  schema. That way, as an example, if in a drill or emergency someone says go  to channel 1, members will each have the same frequency programmed into  channel 1.  3. Several frequency list suggestions were made, and the net result is that  there needs to be an agreement on a good “base” list, and “base” mapping.   b. Quick Reference Guide for Radios: Dru KG6LAD  i. Dru reported that she had volunteered to help collect and build a QRG – Quick  Reference Guide – for easy access at the ARK, the trailers, and the EOC radio room.  1. This QRG should cover the radios that are in use in those facilities;  2. It should include a quick “launch” routine for hams assigned or responding  to one of those facilities, and having to deal with the radios in place;  3. Radio frequencies list should be included;  4. Cautions with respect to use of generator and radios.  ii. The goal is to ensure that each person willing to serve at one of the facilities has  available quick, concise information on how to operate the equipment in place.  iii. She also noted that Dave Stewart had prepared an excellent quick sheet on the  Midland GRMS radios, and copies will be available for CERT/hams who respond  and who need to quickly “fix” radios that get off channel or other challenges.  iv. She asked several people to send her the work they have thus far, including Ed  Jones, Andy Kirk, Andy Fawcett (antennas at ARK), Ray (packet), Bob Rowe, others  who have pieces and parts of quick reference drafts.  v. She set the target date for completion of the QRG as end of October.   8. New Business  a. Election of officers:  The nominating committee was Dru, Ed Jones, Jim Abraham. Dru  presented the slate which was Ray Egan continuing as Chair; Duncan MacMillan as Vice  Chair; and Miles Seiver continuing as Secretary.   i. There were no other nominations. Nominations were closed, and Bob Anderson  moved to approve the slate; Jim Abraham seconded, and it was unanimously  approved, with thanks and congratulations to the members agreeing to serve as  officers.  b. LAH Monday night net control: Dru passed around the sheet of assignments; There was  one swap between Dru and Andy Fawcett, all other assignments stood as listed.  9. Adjournment:  It was moved, seconded, and approved to Adjourn.     Prepared and submitted by Dru Anderson, KG6LAD, acting secretary for the July meeting.